Zamysleli ste sa niekedy nad tým, koľko papierov počas svojej práce produkujete? A koľko z nich okolo vás v kancelárii leží aj dlho po tom, čo ste ich naposledy využili? Potom je u vás čas na veľkú papierovú revolúciu. Ak aj u vás je leto obdobím pokoja, vyhraďte si jedno popoludnie na generálne upratovanie, pri ktorom vezmete triedenie všetkých dokumentov pekne od podlahy. Čo všetko sa vám bude hodiť a ako si upratovanie naplánovať? Všetko zistíte v našom článku.
Tip č. 1: Dostatočne sa na upratovanie pripravte. Pri generálnom upratovaní sa vám budú hodiť všemožné kancelárske potreby, ktoré vám umožnia dokumenty zorganizovať, roztriediť alebo zničiť. Objednajte si dopredu dostatočné množstvo rôznych organizérov, šanónov, archívnych škatúľ, závesných priečinkov či prospektových obalov. K ruke si pripravte aj zošívačku, kancelárske sponky, skartovačku či skener.
Tip č. 2: Urobte si rýchly prehľad o tom, čo budete triediť. Mali by ste sa pustiť do upratovania len tých dokumentov, ktorým rozumiete. Ak si nie ste istí, ako naložiť so starými faktúrami, zmluvami či papiermi, ktoré ste sami neuložili, radšej všetko konzultujte s kolegami alebo s právnym oddelením. Zákonné normy prísne ukladajú spôsob uchovania alebo zničenia určitého typu dokumentov, a ak by neboli dodržané, mohli by ste firme urobiť malér.
Tip č. 3: Zapojte do práce kolegov. Ak kanceláriu zdieľate s ostatnými, je dôležité, aby sa do upratovania pustili všetci. Ak by ste totiž vy upratovali, skartovali a triedili dokumenty, zatiaľ čo vaši kolegovia by sa pokúšali pracovať, pravdepodobne by celý projekt skončil ešte skôr, ako sa začal. Ideálne preto je, keď sa zapoja všetci v rámci jedného priestoru. Môžete si prácu rozdeliť, zdieľať nápady a postupy a prácu si spríjemniť napríklad hudbou.
Vyberte si z najširšej ponuky kancelárskych zakladačov. Medzi najobľúbenejšie patria pákové a krúžkové šanóny, ktoré zaobstaráte v rôznych veľkostiach i farbách.
Ste pripravení? Ideme na to!
Všetky papiere najprv naneste na jednu hromadu a začnite ich triediť na tri kôpky: na dokumenty, ktoré potrebujete nechať v tlačenej podobe; dokumenty, ktoré môžete mať uložené v digitálnej podobe; a nakoniec dokumenty, ktoré môžete bez ľútosti vyhodiť, aby uvoľnili miesto iným veciam. Teraz sa budeme venovať každej kôpke zvlášť.
Papiere, ktoré potrebujete uložiť
Existujú dokumenty, ktoré jednoducho vyhodiť nemôžete – môžu to byť rôzne daňové alebo mzdové doklady, zmluvy či faktúry. Tieto dokumenty si roztriedite podľa kategórií a potom každú kategóriu zoraďte hierarchicky alebo podľa inej logiky. Vzniknú vám tak kôpky, ktoré môžete začať ukladať do rôznych priečinkov alebo zakladačov.
Sortiment, ktorý vám pomôže dokumenty prehľadne a prakticky uložiť, je naozaj široký. Môžete si vybrať archivačné a úložné potreby podľa vašich preferencií, a to vo farbách a veľkostiach, ktoré presne potrebujete. Najobľúbenejšie sú závesné zložky, šanóny, archivačné škatule alebo plastové boxy na dokumenty. Po uložení nezabudnite všetko opatriť štítkami, aby ste v budúcnosti nemuseli pátrať po obsahu. Všetky zakladačov a škatule potom umiestnite podľa toho, ako často k dokumentom potrebujete mať prístup. Ak do nejakej zložky nahliadnete každý deň, potrebujete ju mať blízko, uložte ju teda do poličky pri stole. Ak ale naukladáte dokumenty len pre prípad budúcej kontroly z finančné správy, stačí vám ich uložiť do archívnych škatúľ a odniesť do skladu.
Papiere, ktoré potrebujete zdigitalizovať
Väčšinu dokumentov, ktoré vo svojej kancelárii objavíte, pravdepodobne najprv niekto vytvoril na počítači a potom vytlačil. Je tak možné, že teraz existujú v elektronickej, aj fyzickej podobe. Niektoré dokumenty ale netreba tlačené uchovávať. Skontrolujte si teda, či máte niekde uloženú elektronickú verziu dokumentu a tú vytlačenú potom presuňte do poslednej tretej kategórie – dokumenty na zničenie. Ak dokument v online podobe nemáte, potom ho môžete jednoducho naskenovať a uložiť do počítača, na cloud alebo na externý disk. Vždy všetko ukladajte podľa interných predpisov, ktoré umožnia prístup k materiálom i ďalším pracovníkom z príslušného oddelenia. Rozloženie do priečinkov a poctivé pomenovanie dokumentov vám uľahčí prácu v budúcnosti.
Papiere, ktoré už nepotrebujete
A sme pri poslednej kôpke. Práve táto vám umožní získať veľa nového priestoru, ide totiž o dokumenty na vyhodenie. Tu bude úplne kľúčové si pozrieť, ako vám zákon nariaďuje určité dokumenty zničiť. Množstvo firemných dokumentov totiž obsahuje citlivé informácie, ktoré by sa nemali dostať do nežiaducich rúk. Môže ísť tak o osobné údaje zamestnancov či klientov, ako aj o rôzne marketingové stratégie, rozpočty či obchodné plány.
Najspoľahlivejším pomocníkom pri ničení dokumentov je kancelárska skartovačka. Nezabudnite ale, že aj skartovanie má svoje pravidlá. Jednoduché skartovačky narežu papiere na prúžky, ktoré stále môžu byť čiastočne čitateľné. Vyrábajú sa ale aj profesionálne skartovacie stroje s automatickými podávačmi, ktoré narežu dokumenty na mikročastice, ktoré už nikto nikdy nedá dokopy. Pri výbere skartovačky sa preto zaoberajte aj tým, aký stupeň utajenia vám skartovačka zabezpečí. Papierový odpad, ktorý pri skartovaní vznikne, môžete využiť ako výstelku do balíka, prípadne ho môžete odviezť do zberu.
Užitočné odkazy: Zaobstarajte si kvalitnú kancelársku skartovačku a všetky firemné tajomstvá zostanú u vás v kancelárii.
