Organizácia dokumentov je pre mnohé inštitúcie obvykle tou menej obľúbenou činnosťou, čo sa týka ich práce. Je to však nevyhnutnosť, bez ktorej by žiadna kancelária nemohla fungovať. Viete, ako na to? Vďaka správnemu systému dokumentov sa zvýši vaša efektivita a ostane vám viac času na menej otravné pracovné úlohy.
Najskôr vytrieďte všetky dokumenty
Účtovné doklady, faktúry, štatistiky, pracovné zmluvy, výpisy z registra trestov, smernice a iné tlačivá je potrebné vytriediť podľa toho, či sú určené na skartovanie, ďalšie používanie alebo dlhdobú archiváciu. Aby ste sa vyhli chaosu, zamerajte sa na jednu činnosť.
Najskôr sa zamerajte na vyradenie starých dokumentov, ale dajte si pozor na to, aby ste len tak do koša nezahodili tlačivá s citlivými údajmi. Tie skartujte a ostatné môžete vo vašej kancelárii recyklovať a opätovne využiť. Ostatné dokumenty vytrieďte podľa dátumu a typu. A čo s nimi teraz?
Budete potrebovať obaly na dokumenty. Upozorňujeme, že na ich množstve sa neoplatí šetriť – šanónov, zakladačov, euroobalov a krabíc nie je nikdy dosť. Veď papiere sa kopia každý deň a nie je nič horšie ako neusporiadaná hromádka, ktorá časom prerastie do poriadnej kopy. Všetky zoradené kôpky premiestnite podľa dátumu do zakladačov, prípadne môžete využiť aj archivačné krabice.
Viditeľne označte, čo sa kde nachádza
Usporiadaním jednotlivých dokumentov sa vaša práca ešte nekončí. Bez viditeľného označenia by ste si v každodennej orientácii nijakým spôsobom nepomohli. Zaobstarajte si zvýrazňovače, ktorými označíte každú krabicu podľa toho, čo sa v nej nachádza. Nezabudnite uviesť dátumy. Vďaka tomuto sa nestane, že ráno budete tráviť nervóznym prehrabávaním sa v halde papierov.
Tip: Na boxy je lepšie uviesť dátum skartačnej doby dokumentov, nie čas, kedy boli vytlačené. Pri ďalšom triedení tak budete vedieť, či ich ešte potrebujete alebo môžete vyradiť z evidencie. 
To, čo potrebujete, si nechajte blízko pracovného stola
Žiadna kancelária sa nezaobíde bez kvalitného kancelárskeho nábytku, preto sa uistite, že máte dostatok miesta na všetky šanóny. Dokumenty, ktoré aktuálne používate alebo sa na to chystáte v blízkej budúcnosti, majte uložené poruke v blízkosti pracovného stola. Ostatné krabice usporiadajte do políc a regálov. Výhodou je, že veľa archivačných krabíc je dostupných v rôznych farebných variantoch, takže budete mať perfektný prehľad o tom, čí je všetko na svojom mieste.
Zdroj: unsplash.com
